Před pokračováním se nejprve seznamte s obecným manuálem ovládání systému.
ZÁKLADNÍ MANUÁL
Máte dost hledání aktuální verze normy, tabulek excelu, které si nikdo nepamatuje kde jsou, a papírových šanonů plných změnových listů? Externí dokumentace je systém pro evidenci, správu a změnování dokumentů a písemností, který dá vaší firemní dokumentaci jasnou strukturu.
Výhody:
- Přehlednou evidenci – každý dokument má své označení, verzi (change), stav platnosti, zdroj i odpovědnou osobu na jednom místě.
- Historii změn – kompletní záznam pohybů dokumentu (uložení do archivu, duplicitní vydání, změny) s datem a typem operace.
- Rychlé vyhledávání a filtrování dle druhu dokumentu, stavu nebo zdroje.
- Export do Excelu a reporting pro další zpracování a audit.
- Kontrolu platnosti – systém hlídá „platné od–do" a upozorní na blížící se konec platnosti.
- Bezpečnost dat díky klasifikaci utajení a řízení přístupu.
Ať už spravujete interní normy, technické specifikace nebo externí předpisy od dodavatelů – Externí dokumentace vám ušetří čas, sníží riziko práce s neplatnou verzí a udrží vaši dokumentaci pod kontrolou.