Před pokračováním se nejprve seznamte s obecným manuálem ovládání systému.
ZÁKLADNÍ MANUÁL
Mějte firemní dokumentaci pod kontrolou od jejího vzniku až po archivaci. Elektronický systém správy dokumentů (DMS – Document Management System) zajišťuje kompletní životní cyklus dokumentů – od vytvoření, připomínkování a schvalování až po verzování, publikaci, distribuci a bezpečné uložení.
DMS nahrazuje neefektivní práci s papírovými dokumenty a nepřehlednými sdílenými složkami centralizovaným řešením, které zajistí, že zaměstnanci vždy pracují s aktuální verzí dokumentu. Automatizované schvalovací procesy zrychlují oběh dokumentů, snižují administrativní zátěž a minimalizují riziko chyb způsobených používáním neplatných nebo zastaralých dokumentů.
Systém umožňuje přesně definovat role a oprávnění jednotlivých uživatelů, řídit přístup k dokumentům, sledovat historii změn i kompletní auditní stopu. Díky elektronickému řízení dokumentace jsou všechny informace snadno dohledatelné a bezpečně dostupné oprávněným uživatelům napříč organizací.
Řešení je vhodné pro řízení dokumentace systémů managementu podle mezinárodních norem i interních firemních požadavků. Lze jej využít například pro:
- dokumentaci systému managementu kvality (ISO 9001),
- environmentální management (ISO 14001),
- bezpečnost a ochranu zdraví při práci (ISO 45001),
- systémy bezpečnosti potravin (HACCP),
- technickou dokumentaci,
- obchodní, provozní i interní firemní dokumentaci.
DMS podporuje digitalizaci firemních procesů, usnadňuje plnění požadavků auditorů a legislativy a přispívá k vyšší efektivitě řízení celé organizace. Díky flexibilnímu nastavení lze systém přizpůsobit potřebám malých i velkých společností bez ohledu na obor jejich činnosti.
- využití výhod práce v počítačové síti
- možnost napojení na ERP systémy
- snadné provedení změnového řízení
- snadná dostupnost požadovaných informací v aktuálním znění
- možnost uložení a přiřazení souvisejících dokumentů
- tisk výstupních sestav s možností jejich úpravy uživatelem
- export dat do formátu XLS (Microsoft Excel), export výstupních sestav do formátů PDF, HTML a dalších
¶ Klávesové zkratky
Klávesové zkratky se zobrazují v bublinkové nápovědě, která se objeví po postavení kurzoru na ikonu.
Alt+F4 - ukončit program
F7 - Přístupy k dokumentu
F8 - Řízené přílohy
F9 - Navázané dokumenty